Aftale om organisering af

Region Syd

Vedtaget på samarbejdsudvalgsmødet den 30. marts 2026.

Til stede var repræsentanter for fotoklubberne Sandby Fotoklub, Maribo Fotoklub, Vordingborg Fotoklub, Stevns Fotoklub, Næstved Fotoklub og Skælskørfotograferne.

1. Opgaver i Region Syd 

Det hidtidige system med tilmelding af billeder på Region Syds hjemmeside er afskaffet.

Billeder afleveres derfor blot i klubberne, som sørger for det videre (se nedenfor).

Det er fortsat vigtigt, at alle billeder mærkes korrekt.

Økonomifunktion/kasserer

Funktionen har følgende opgaver:

• Kørepenge mv. til dommere
• Andre udgifter
• Opkræve deltagergebyrer fra klubberne
• Indkøbe medaljer
• Føre en regnskabsbog og kontantkasse.

Der anvendes ikke en bankkonto. Alle ind- og udbetalinger sker derfor kontant.

Det er klubbernes ansvar at beregne, indsamle og afregne deltagergebyrer.

Janne Hylager påtog sig på møde den 12. januar 2026 at varetage kassererfunktionen og fik derfor overdraget Regions Syds kontantkasse og regnskab. Den 12. januar 2026 indeholdt kontaktkassen 3.012,50 kr.  

Billedsekretær

Funktionen har følgende opgaver:

• Sørge for fælles regler for billeder, mærkning mv. som vedtages af samarbejdsudvalget
• Sende bedømmelsesskemaer og vejledning til dommere
• Modtage bedømmelsesskemaer fra dommere
• Opretholde en liste over klubbernes medlemmer med navn og medlemsnummer (det vil sige de medlemmer, der deltager i den aktuelle konkurrence)
• Udarbejde lister med konkurrenceresultater med autornavne
• Bistå dommere ved afvikling af konkurrencerne
• Sørge for, at de bedst placerede billeder nummereres med placering
• Printe og klargøre diplomer og medaljer
• Rundsende resultatskemaer til klubberne (evt. også offentliggøre på hjemmeside).

Per Gade påtog sig på møde den 12. januar 2026 at varetage funktionen som billedsekretær.

Næstved Fotoklub har udviklet et system, der anvendes til dannelse af resultatlister fra konkurrencerne. Det betyder, at klubberne skal levere en liste med navne og medlemsnummer på de deltagende medlemmer. Det er tilstrækkeligt, at listen omfatter de medlemmer, der deltager i Region Syd konkurrencerne. Der er ikke behov for mailadresse, telefonnummer eller andre oplysninger.

Klubbernes opgaver, når de deltager i en konkurrence

Klubberne har følgende opgaver:

• Indsamle billeder til konkurrencer og sørge for aflevering til arrangerende klub senest 1. april og 1. oktober.
• Sørge for, at billederne overholder reglerne og er mærket korrekt (se Konkurrencevejledning for Region syd).
• Beregne og opkræve klubbens deltagergebyrer (30 kr. for første kategori. 10 kr. for hver af de to andre. 50 kr. i alt for alle tre kategorier).
• Betale klubbens samlede deltagergebyr kontant til Region Syds kasserer senest når en konkurrence afvikles.
• Sørge for rundsendelse af kuffert med bedst placerede billeder i henhold til aftalt tidsplan.
• Formidle konkurrenceresultater til egne medlemmer.

2. Praktisk afvikling af konkurrencer

Lokaler

Næstved Fotoklub og Vordingborg Fotoklub sørger på skift for at skaffe lokaler og for information til den arrangerende klub om lokaliteten. De sørger endvidere for, at de fremmødte kan købe forplejning mv. på konkurrenceaftenen.

• Forårskonkurrencer  :   Vordingborg
• Efterårskonkurrencer   :               Næstved.

Arrangerende klub

Opgaven som arrangerende klub går på omgang mellem alle klubber i Region Syd.

Den arrangerende klub har følgende opgaver (eventuelt med hjælp fra en anden klub):

• Finde og indgå aftale med en dommer (intet honorar, men der betales kørepenge og gives en vingave)
• Indkøbe vingave til dommeren. Der indkøbes normalt to flasker med en samlet pris på 150 – 200 kr. Beløbet refunderes kontant af Region Syd. 
• Indsamle fysiske billeder fra alle klubberne (sker typisk på samarbejdsudvalgsmøderne)
• Sende de fysiske billeder til dommeren
• Hurtigst muligt orientere Region Syds billedsekretær om dommerens kontaktdata
• Holde kontakt med dommeren og sikre, at datoer mv. er præcist aftalt
• Indbyde de øvrige klubber til arrangementet med praktiske oplysninger, udsende påmindelser mv.
• Bistå Region Syds billedsekretær under afvikling af konkurrencer
• Sørge for, at de bedst placerede billeder samles i kuffert og overdrages til første klub på cirkulationen (se nedenfor)
• Sørge for, at øvrige billeder returneres til klubberne – så vidt muligt samme aften som afvikling af de enkelte konkurrencer.

Rækkefølgen for rollen som arrangerende klub og ansvarlig for samarbejdsudvalg (se nedenfor) er fremover følgende:

Forår/efterår	Fotokonkurrencerne		Ansvarlig for samarbejdsudvalgsmøde
	Arrangerende klub	Ansvarlig for lokaler
2026 Forår	Vordingborg Fotoklub	Vordingborg Fotoklub	Næstved Fotoklub
2026 Efterår	Næstved Fotoklub	Næstved Fotoklub	Næstved Fotoklub
2027 Forår	Maribo Fotoklub	Vordingborg Fotoklub	Maribo Fotoklub
2027 Efterår	Skælskørfotograferne	Næstved Fotoklub	Skælskørfotograferne
2028 Forår	Stevns Fotoklub	Vordingborg Fotoklub	Stevns Fotoklub
2028 Efterår	Sandby Fotoklub	Næstved Fotoklub	Sandby Fotoklub
2029 Forår	Maribo Fotoklub	Vordingborg Fotoklub	Maribo Fotoklub
2029 Efterår	Vordingborg Fotoklub	Næstved Fotoklub	Vordingborg Fotoklub
2030 Forår	Stevns Fotoklub	Vordingborg Fotoklub	Stevns Fotoklub
2030 Efterår	Næstved Fotoklub	Næstved Fotoklub	Næstved Fotoklub
2031 Forår	Skælskørfotograferne	Vordingborg Fotoklub	Skælskørfotograferne

Efter forårskonkurrencen 2031 er rækkefølgen for arrangerende klub og ansvarlig for samarbejdsudvalgsmøde: Sandby, Maribo, Vordingborg, Stevns, Næstved, Skælskør.

Ansvarlig for lokaler til konkurrencerne er altid:

Forår        :   Vordingborg Fotoklub

Efterår      :   Næstved Fotoklub.

3. Rundsendelse af billeder

Efter hver konkurrenceafvikling samles de 10 bedst placerede billeder i kategorierne farve-papir og monokrom-papir samt de fem bedst placerede i kategorien serie-papir. De rundsendes til alle fotoklubberne i Region Syd, så de kan vises på klubmøder.

Rækkefølgen for rundsendelse af billeder er:

1. Sandby (som får billederne overdraget på konkurrenceaftenen)
2. Maribo
3. Vordingborg
4. Stevns
5. Næstved
6. Skælskør (som medbringer billeder til næste konkurrenceafvikling).

Hver klub råder over billederne i maksimalt en måned og har ansvaret for, at de sendes videre til næste klub i rækkefølgen.

Rundsendelsen betyder, at ejerne af de bedst placerede billeder i en konkurrence ikke får dem tilbage før næste konkurrenceafvikling.

4. Samarbejdsudvalg

Hver klub i Region Syd har to pladser i samarbejdsudvalget og bestemmer selv, om klubben deltager med en eller to personer. Udvalget mødes som udgangspunkt to gange om året:

• Ca. 1. april
• Ca. 1. oktober

På møderne afleveres konkurrencebilleder til den arrangerende klub.

Ansvaret for indkaldelse, dagsorden og referat af samarbejdsudvalgsmøderne går på omgang mellem klubberne. Rækkefølgen fremgår af tabellen ovenfor. 

Vordingborg Fotoklub og Næstved Fotoklub stiller lokaler til rådighed for samarbejdsudvalget:

• Aprilmødet: Næstved
• Oktobermødet: Vordingborg.

5. Region Syds hjemmeside

Den aktuelle hjemmeside fortsætter, så længe Maribo Fotoklub vil vedligeholde den. Derefter beslutter Samarbejdsudvalget, om den skal ophøre.

6. Statisik over konkurreceresultater

Næstved Fotoklub har opbygget en database med alle resultater fra Region Syds konkurrencer siden 1996. Den ligger i et regneark, der kan hentes på Næstved Fotoklubs hjemmeside:

https://www.naestvedfotoklub.dk/konkurrenceresultater

Region Syds billedsekretær sørger for, at regnearket opdateres med resultater fra konkurrencer og rundsendes til klubberne sammen med resultatskemaer.